Gagner du temps, créer du lien social dans une entreprise à sites multiples, offrir plus de souplesse en matière de télétravail à domicile, faire des économies sur les déplacements professionnels, mettre en place un PCA (plan de continuité de l’activité) et réduire l’impact sur l’environnement… Tels sont les principaux arguments en faveur des salles de téléprésence. Lesquelles, agrémentées de fauteuils confortables, offrent des prestations domotiques pour fermer automatiquement les stores ou baisser la lumière. Dans une ambiance feutrée, on établit en un clic la vidéoconférence avec une autre salle éloignée sur des écrans à taille humaine. « La moitié de nos réunions se déroule en vidéoconférence entre nos trois implantations nationales et nos cinq sites européens », constate Christian Grellier, directeur de l’organisation des systèmes d’information chez Bouygues Immobilier. « Les gens en sont très demandeurs, car, pendant une heure, ils échangent énormément d’informations. Au lieu de perdre toute une journée, voire plus, dans les transports et générer ainsi de la pollution. » Calculette à la main, Gilles Decorte, président de la société Salmson, un des leaders européens des pompes et circulateurs de chauffage, explique comment il rentabilise son investissement : « Une salle de vidéoconférence coûte, avec ses aménagements, entre 50 000 et 100 000 euros au total. Comme nous avons une dizaine de sites en Europe, nous comptabilisons les déplacements par centaines sur une année. À 1 500 euros le voyage, on amortit ce type d’équipement en près de 5 ans. »
Fort de cette pratique, Salmson pense équiper chacun de ses sites de deux salles de téléprésence. En vue de la pandémie grippale H1N1, les entreprises démocratisent l’accès à la salle de téléprésence, jusqu’ici réservée à la direction générale ou au comité directeur. Aujourd’hui, les réunions se multiplient au sein d’équipes commerciales et techniques réparties. Dans cet esprit, les entreprises commencent à peine à organiser des séances de vidéoconférences avec leurs clients ou leurs partenaires. Un exercice délicat qui bute sur des manques d’interopérabilité avec certains constructeurs. Autre tendance, la téléprésence va de pair avec la visioconférence sur le poste de travail. À condition, également, de choisir des solutions compatibles entre le système central de la salle de téléprésence et le logiciel embarqué dans l’ordinateur. L’intérêt, c’est de faire intervenir durant une vidéoconférence un utilisateur ponctuel, nomade ou à la maison. Reste à adopter un code de bonnes manières, une « visioconf-étiquette », tout comme on exige une « Net-étiquette », une manière de se comporter poliment sur les forums d’Internet : « Tout d’abord, il ne faut pas imposer la visioconférence à la maison. Certains collaborateurs mettent en scène un panneau derrière eux qui donne un aspect professionnel et masque le reste de la pièce. D’autres se montrent plus naturels », précise Olivier Baraquin, directeur général de la filiale française du fabricant Tandberg.
« Certaines collaboratrices veillent à être bien habillées, coiffées et maquillées. » Normal. La coquetterie a toujours été une affaire sérieuse. Chez Kompass, une société qui opère une base de données entreprises dans 64 pays, la visoconférence sur le poste de travail permet de résoudre des problèmes de communication liés à l’éloignement géographique. Par exemple entre Hong-kong et l’Afrique ou entre l’Europe et les États-Unis. « Nous avons offert à l’ensemble du réseau des Webcam de très bonne qualité avec les logiciels de visioconférence. Dans l’ensemble, cela a été très bien accueilli », explique Géraldine Mirabaud, responsable communication internationale de Kompas. « Les membres de la direction générale ou de la direction internationale peuvent ainsi organiser une fois par mois des points réguliers avec les directions locales. Cela crée du lien, anime et motive. C’est important de voir le visage des gens. » Au départ, la visioconférence, qui est habituellement utilisée par les cadres intermédiaires là où les hauts cadres recourent à la salle de vidéoconférence, est pratiquée ici par les plus hauts dirigeants de l’entreprise. Mais Kompass a l’intention de l’étendre aux commerciaux en région. Mais avec des réserves : « Pas question de contraindre les gens à être toute la journée avec la caméra en fonctionnement. Ils se sentiraient surveillés. D’autant qu’on ne sait pas toujours qui est de l’autre côté. Il faut faire attention au ressenti de ces technologies. »
