De quelle manière la Gestion électronique de documents (GED) peut-elle aider pendant ce 2ème confinement ?

Une GED dans le cloud est sécurisée et permet des flux de documents entrants et sortants de différents dossiers pour permettre des relations et des transactions professionnelles à distance. Par ailleurs, le gouvernement français et France Numérique ont annoncé il y a quelques jours leur plan de relance pour accompagner les TPE / PME dans la mise en œuvre de leur transformation numérique.

Découvrez comment bénéficier de l’aide d’Etat et de son plan de relance.

La dématérialisation des dossiers clients
○ Vérifiez les devis, commandes et factures, envoyez des factures électroniques et suivez les paiements, signez électroniquement des contrats commerciaux, rappelez les délais contractuels, etc.
La dématérialisation des dossiers Fournisseurs
○ Déposez ou recevez automatiquement des factures et des alertes sur les délais, l’aide à la décision, liez les bons de commande et les bons de livraison pour vérifier les prix et les quantités.
Les dossiers RH
○ Signature électronique des contrats de travail, dépôt et circuit de validation des notes de frais, formulaires de demandes de congés, d’arrêts de travail ou de formation, complétude des dossiers des salariés, EAE….

Tous ces dossiers doivent être gérés dans une base documentaire unique, afin de pouvoir lier et croiser les documents. Elle est équipée d’un puissant moteur de recherche qui repose lorsque cela est possible sur une capture intelligente des documents.

L’outil de GED intègre également de multiples options de diffusion automatique et traçable de documents à des tiers (piste d’audit fiable) :

● Partagez des documents numériques par mail (via un lien sécurisé) ;
● Partagez de fichiers via un espace en ligne sécurisé ;
● Envoyez des documents papier par voie postale (éditique) ;
● Envoyez des factures via Chorus Pro pour les collectivités ;
● Signature électronique d’une personne ou d’une entreprise selon le type de documents.

Toutes ces solutions de diffusion de documents simplifient les communications internes et externes tout en assurant la sécurité des données. Le niveau de satisfaction client est amélioré, la relation avec les collaborateurs est améliorée, le fardeau des tâches répétitives est réduit, la relation avec les fournisseurs devient plus facile, et chacun gagne du temps.

Par conséquent, vous pouvez continuer à mener des relations et des transactions professionnelles à distance avec vos clients et vos fournisseurs en gagnant un temps précieux tout en ayant vos employés en télétravail.

Et le travail à distance peut-il être réalisé ?

Grâce à la GED, vous pouvez déposer, diffuser et accéder aux documents de l’entreprise à tout moment et en tout lieu. L’utilisation d’outils intégrés à la GED (RAD-LAD *, moteurs de recherche, index, etc.) facilite la recherche documentaire, le partage d’informations et le traitement des données.

En améliorant la qualité de l’information, le travail d’équipe est également favorisé et raccourci :

● Partagez l’informations en temps réel ;
● Accès aux collaborateurs et aux partenaires externes à l’entreprise avec une gestion des droits d’accès par profil d’utilisateurs et par document ;
● Système de notification pour tous types de documents ;
○ Avis de dépôt de nouveaux documents
○ Notification de validation à effectuer
○ Notification d’erreur ou doublons…
● Commentez un document : annotation, pense-bête ;
● Créez un processus de validation ;
● Une base documentaire unique ;

La GED permet aux entreprises d’augmenter leur productivité et leur réactivité. Elle a un réel effet de levier pour automatiser ses relations administratives avec ses clients, fournisseurs et collaborateurs. Elle leur fait gagner du temps.

GED : comment démarrer rapidement ?

L’utilisation d’une solution GED (Gestion Électronique de Documents) en mode Saas (cloud sécurisé) permet aux collaborateurs de mener des recherches documentaires 24h / 24 chez eux ou lorsqu’ils sont en déplacement. Tout ce que vous avez à faire est d’accéder à Internet et d’utiliser un navigateur pour afficher tous les documents de votre entreprise. N’hésitez pas à vous faire accompagner par France Numérique et son plan de relance dédié pour accélérer la transformation digitale de votre TPE /PME.

Une fois les documents intégrés dans la GED, l’indexation et l’organisation des documents doivent se faire automatiquement avec un minimum d’opérations manuelles pour gagner du temps et éviter les erreurs. Les collaborateurs doivent pouvoir les retrouver en quelques secondes, quelles que soient leurs méthodes de recherche ou la logique de chacun. De plus, la dématérialisation des documents permet à plusieurs personnes d’accéder aux informations en même temps sans avoir à imprimer une copie.

Avec Zeendoc et son réseau de revendeurs formés dans toutes les régions de France, vous serez prêts en quelques jours !

Pour en savoir plus, rendez-vous sur : ZEENDOC