La transformation numérique transforme profondément les méthodes de gestion des entreprises, avec un passage progressif des documents physiques vers des versions numériques. Toutefois, une question majeure se pose : comment garantir que cette version numérique ait la même valeur juridique que l’original papier ?
Chez Iron Mountain, nous proposons des solutions de numérisation respectant les normes les plus strictes pour garantir l’intégrité, la sécurité et la conformité des documents numérisés à des fins légales et réglementaires.
Qu’est-ce qu’une Copie Fidèle ?
Une Copie Fidèle est une reproduction exacte d’un document papier, respectant scrupuleusement son contenu et sa présentation. Pour que cette copie numérique ait la même valeur que l’original, elle doit répondre à des critères rigoureux de qualité, de traçabilité et de sécurité. En France, la norme NF Z 42-026 encadre précisément ces processus, définissant les exigences pour assurer la fidélité d’une copie numérique. Un document numérisé conforme à cette norme et conservé dans un Système d’Archivage Électronique certifié (SAE) devient une Copie Fiable, avec la même force probante que l’original.
Pourquoi adopter une démarche de Copie Fidèle ?
Faire le choix d’une numérisation certifiée conforme avec Iron Mountain présente plusieurs avantages décisifs pour votre organisation :
● Sécurité et intégrité des documents : Nous utilisons des procédés avancés (comme horodatage, empreinte numérique, et signatures électroniques) pour protéger les copies numériques contre toute altération, assurant leur authenticité à long terme.
● Conformité et respect des normes : Dans des secteurs comme la banque, l’assurance, la santé ou le pharmaceutique la numérisation doit répondre à des exigences strictes. Nos solutions garantissent que vos copies numériques sont en totale conformité avec les normes NF Z 42-026 et ISO.
● Accès facilité et gestion optimisée : Une fois numérisés, vos documents sont instantanément accessibles, ce qui améliore la gestion documentaire et simplifie la recherche d’information, ce qui répond aussi aux contraintes actuelles de travail déporté et de multi-sites.
● Réduction des coûts et impact environnemental : La numérisation permet de réduire le stockage physique des documents et les coûts associés, tout en soutenant une démarche écoresponsable.
Un cadre réglementaire strict pour assurer la fiabilité des copies numériques
La norme NF Z 42-026 impose un cadre très précis pour garantir que la numérisation respecte l’intégrité de l’original. Ce cadre inclut des exigences comme :
● La qualité de la numérisation (résolution, lisibilité, couleurs)
● L’intégrité du document (aucune modification après la numérisation)
● La traçabilité du processus (enregistrement des actions dans un journal de numérisation)
● La sécurité des fichiers (chiffrement, contrôles d’accès, conservation dans un SAE certifié)
Chez Iron Mountain, nous nous assurons que toutes les copies numériques respectent ces critères afin de garantir leur inaltérabilité et leur pérennité, et nous proposons des solutions d’archivage conformes aux normes Afnor et ISO.
Un enjeu clé pour la transition numérique
La Copie Fidèle est un élément clé de la transition vers le numérique pour de nombreuses organisations. Grâce à des solutions de numérisation sécurisées, conformes et de haute qualité, Iron Mountain vous aide à moderniser vos pratiques de gestion documentaire tout en garantissant la valeur juridique et réglementaire de vos documents.
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