Des dépenses en baisse de 20 % à plus de 40 %. C’est le résultat que garantit la société Convergence Strategies, spécialisée dans la réduction des coûts en matière de télécommunication. Si l’entreprise belge parvient à diminuer aussi drastiquement ces dépenses, c’est grâce à une approche méthodique et rigoureuse baptisée Telecom Expense Management, un concept encore mé-connu en Europe, mais appliqué depuis des années aux États-Unis. Cette méthode de gestion atypique allie des outils informatiques spécifiques et une expertise poussée. « Notre démarche inclut tout d’abord le contrôle et la validation des factures. Certains analystes estiment qu’à ce niveau-là, il existe un taux d’erreurs variant de 3 à 8 % du montant total. D’après notre expérience, cette fourchette s’étend plutôt de 0 à 30 % », confie Joseph De Wilde, fondateur et directeur général de Convergence Strategies. Dans un deuxième temps, la méthode s’attarde sur les coûts de base. Ceux-ci dépendent de plusieurs critères – modalités des contrats, tarifs, contrats de maintenance, infrastructures – et parallèlement à cet audit, « nous recueillons toutes les informations propres à l’entreprise cliente susceptibles d’être utiles pour la mise en place d’une bonne gestion », poursuit Joseph De Wilde. Ce travail d’analyse mené en amont peut apporter une économie de l’ordre de 10 à 20 %. Enfin, pour tendre vers un maximum d’efficacité, Convergence Strategies préconise un suivi permanent des télécommunications.
L’entreprise surveille chaque mois les volumes d’appels afin de pouvoir adapter l’offre de télécommunications de ses clients à l’évolution de leurs besoins. Un rapport détaillé des consommations est transmis régulièrement dans le but d’inciter les utilisateurs à adopter les comportements les moins coûteux. « Cette optimisation permanente peut également, à elle seule, générer 15 à 25 % d’économie », assure le directeur. La majorité des sociétés de ce secteur sont des groupes américains qui ne sont pas encore présents sur le marché européen. « Nos concurrents du Vieux Continent s’adressent plutôt à des groupes d’envergure nationale. L’un de nos principaux atouts est de disposer d’une offre adaptée aux attentes de sociétés multinationales », indique Herman Janssens, directeur des services Clients. Convergence Strategies utilise le système informatique Rivermine, qui a fait ses preuves aux États-Unis, auquel elle apporte des outils complémentaires adaptés aux attentes des clients européens. Il s’apparente à un progiciel de gestion intégrée, mais a la particularité d’être exclusivement consacré aux télécommunications. L’entreprise bénéficie, par ailleurs, d’une plate-forme appelée BillIntelligence, permettant de lire les factures électroniques dans une multitude de formats. Celles-ci sont normalisées et traduites, avec une nomenclature standardisée de manière à obtenir facilement une vision globale. Grâce aux détails qu’intègre l’application, l’entreprise peut faire des analyses très poussées, jusqu’à l’appel individuel, avec Data Warehouse TEMExpert, également développé par Convergence. La totalité des applications est accessible par un portail Client TEMPOR, toujours de Convergence. Rivermine, BillIntelligence, TEMExpert et TEMPOR sont intégrés à une base offrant une gestion à l’échelle planétaire aux clients de Global 2000.
Après des débuts en Belgique et en Hollande auprès d’entreprises de taille moyenne dont le montant des télécommunications était parfois proche de 100 000 euros par an, Convergence Strategies s’est peu à peu adressée à des sociétés de plus grande envergure. « Certains clients actuels consacrent annuellement plusieurs dizaines de millions d’euros à leurs télécommunications. Avec de telles dépenses, on comprend qu’elles s’intéressent à nos méthodes de travail », souligne Michel Schaillée, directeur associé, responsable pour la France. Depuis deux ans, l’entreprise se tourne vers des multinationales ayant leur siège en Europe. La crise a fait changé les mentalités des dirigeants plus attentifs à leurs dépenses. Michel Schaillée ajoute que « dans certains pays comme la France, il reste tout un marché à acquérir, car le recours à des sociétés d’optimisation des coûts de télécommunications n’est pas encore dans les habitudes, contrairement aux États anglo-saxons. » Herman Janssens précise « qu’avec l’internationalisation des échanges, les filiales dans plusieurs pays sont de plus en plus nombreuses. Les coûts des télécommunications, dans ce contexte, deviennent plus difficiles à maîtriser et à centraliser. Les solutions comme la nôtre trouvent donc tout leur intérêt. »
