Dans un monde où les entreprises doivent gérer une quantité croissante de documents numériques et physiques, la gestion efficace de l’information devient un enjeu stratégique. La Gestion Électronique des Documents permet de centraliser, organiser et sécuriser les documents tout au long de leur cycle de vie. Avec l’expertise d’Iron Mountain, les organisations peuvent simplifier leurs processus documentaires, améliorer leur productivité et garantir leur conformité réglementaire.
Une gestion documentaire optimisée avec la GED d’Iron Mountain
Iron Mountain propose une solution complète de GED qui permet aux entreprises de structurer leurs documents et de fluidifier leurs workflows. Cette solution repose sur plusieurs piliers essentiels :
• Numérisation et capture des documents : Transformation des documents papier en versions numériques consultables et intégration des fichiers électroniques dans un espace centralisé.
• Indexation et classification intelligente : Attribution de métadonnées et organisation des documents pour une recherche rapide et efficace.
• Gestion des accès et suivi des versions : Contrôle des droits des utilisateurs, suivi des modifications et gestion des mises à jour pour assurer une traçabilité optimale.
• Automatisation des workflows : Circuits de validation, notifications automatiques et intégration avec des outils comme Microsoft 365 ou Salesforce.
• Archivage sécurisé et conformité : Stockage des documents selon les exigences réglementaires (RGPD, ISO 27001, etc.), avec des règles de conservation et de suppression adaptées.
Les bénéfices de la GED avec Iron Mountain
Adopter une solution de GED avec Iron Mountain, c’est accéder à une gestion documentaire plus efficace et sécurisée :
• Accès rapide et simplifié aux informations : Plus besoin de fouiller dans des dossiers papier ou des serveurs désorganisés. Une simple recherche permet d’accéder instantanément aux documents nécessaires.
• Collaboration facilitée : Les équipes peuvent travailler simultanément sur les mêmes documents, avec des mises à jour en temps réel et un suivi précis des versions.
• Réduction des coûts et des risques : Moins de dépenses liées à l’impression, au stockage physique et aux pertes de documents. Une gestion numérique fiable réduit aussi les risques de non-conformité.
• Sécurité et conformité renforcées : Grâce aux standards élevés d’Iron Mountain, les documents sont protégés contre les accès non autorisés et conservés selon les réglementations en vigueur.
Une implémentation adaptée aux besoins de chaque entreprise
Chaque organisation a des besoins spécifiques en matière de gestion documentaire. Iron Mountain accompagne ses clients dans la mise en place d’une GED adaptée à leur structure et à leurs processus internes. L’intégration avec les systèmes existants permet une transition fluide, et nos experts assurent un suivi et une formation pour garantir une adoption réussie.
Transformez votre gestion documentaire avec Iron Mountain
En optimisant la gestion des documents, en automatisant les tâches répétitives et en sécurisant les données sensibles, la GED d’Iron Mountain permet aux entreprises de gagner en efficacité et en sérénité.
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Retrouvez également notre précédente publication vidéo, Iron Mountain : Réduction des coûts, optimisation des flux et conformité réglementaire, le stockage de vos données est entre de bonnes mains
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